Time & Material

Rozwiązanie polegające na ustaleniu stawki godzinowej i późniejsze rozliczanie projektu wg. wykorzystanych godzin (np. w cyklach miesięcznych). Podejście to jest często stosowane przy dużych projektach, w których występuje znaczna dynamika zmian, potrzebne są szybkie decyzje o wdrożeniu, obraniu innego kursu, sprawdzeniu kilku rozwiązań jednocześnie, a projekt jest na tyle duży i rozciągnięty w czasie, że precyzyjne policzenie go jest niemożliwe lub nakłady na jego oszacowanie przewyższają zdrowy rozsądek.

Rozwiązanie Time & Material budzi wśród klientów pewne obawy. Warto jednak pamiętać, że w takim podejściu praca jest dzielona na małe i łatwo kontrolowalne etapy zwane najczęściej sprintami. Dzięki temu klient szybko widzi postęp prac i może wprowadzać zmiany do założeń biznesowych.

Istotą takiego podejścia jest wzajemne zaufanie stron jak również potencjał wykonawcy do przejrzystego raportowania wykorzystanych godzin według wcześniej ustalonych zasad. W tym modelu dużą role odgrywa również umiejętność oceny czasu i zasobów potrzebnych do wykonania poszczególnych zadań przez klienta. Nieodzowną rolę przy takich projektach odgrywa project manager, który mimo pewnej dowolności w wykorzystywaniu budżetu na dany projekt musi sprawować nad nim pieczę, jednocześnie nie przeszkadzając w realizacji projektu. Warto wiedzieć, że przy tego typu rozliczeniu dopuszczone jest stosowanie maksymalnych wydatków w ujęciu czasowym, co daje jednej stronie komfort planowania wydatków, podczas gdy druga strona musi szukać rozwiązań najbardziej optymalnych czasowo.

Time & Material - zalety

• łatwe wprowadzanie zmian do projektu;
• szybka pętla zwrotna - przy krótkim czasie przeznaczonym na konkretne przypadki użycia szybciej można je testować i weryfikować;
• szybszy time to market - model ten sprzyja pilnowaniu wydatków i skupianiu się na rzeczach najważniejszych, aby jak najszybciej doprowadzić produkt do stanu używalności;
• do aplikacji dodajemy wyłącznie rzeczy, które są potrzebne teraz, przez co zmniejsza się pokusa tworzenia funkcjonalności mogących przydać się później - przy odpowiednim podejściu do zarządzania projektem koszty mogą być niższe niż w przypadku Fixed Price.
• jednym z wielu prawideł tworzenia oprogramowania jest fakt, że na samym początku niewiele wiemy - podejście T&M pozwala na wyeliminowanie problemów wynikających z opisania błędnie najważniejszych reguł biznesowych na początku projektu.

Time & Material - niebezpieczeństwa

• w tym modelu klient jest tak samo odpowiedzialny jak software house - jeśli skupi się na rzeczach mało istotnych z perspektywy swojej dziedziny biznesowej (np. na zmianach ułożenia elementów czy sposobie prezentacji danych), może się okazać, że wyczerpie cały zaplanowany budżet i projekt nie będzie mógł zostać ukończony;
• z racji możliwości wprowadzania zmian w trakcie trwania prokjektu budżet może znacznie przekroczyć początkowe założenia.

Fixed Price

Każdy lubi wiedzieć ile będzie musiał zapłacić za dany produkt lub usługę zanim zdecyduje się na jej zakup. To kwestia bezpieczeństwa i planowania. Taki jest właśnie ten model – bezpieczny i przewidywalny pod względem kosztów. Ta metoda rozliczeń używana jest przy realizacji mniejszych projektów, krótszych w czasie, oraz stosukowo łatwych do zaplanowania, krótko mówiąc do projektów, które mają swój określony koniec, a liczba możliwych zwrotów akcji po drodze jest bliska zeru. Metoda fixed price polega na ustaleniu ceny przed rozpoczęciem pracy nad projektem oraz co bardziej istotne na przygotowaniu dokładnej specyfikacji projektu, według, której projekt będzie następnie realizowany.

Podejście to wymaga zatem od klienta wzorowego zaplanowania efektu końcowego ze wszystkimi szczegółami już na początku pracy nad projektem – oczywiście w warstwie retorycznej. Wykonawca natomiast jest zobligowany do przygotowania odpowiedniej specyfikacji, zrozumiałej dla klienta i odzwierciedlającej jego potrzeby i życzenia. Na podstawie zaakceptowanych wymagań technicznych powstaje wycena projektu. Zatem podejście fixed price wymaga podjęcia wielu kluczowych decyzji już na początku procesu, pozwala jednak na określenie budżetu już na początku procesu, co dla wielu, szczególnie mniejszych firm nie jest bez znaczenia.

Fixed Price - zalety

• Gwarancja kosztu dla klienta oraz gwarancja dostarczenia produktu o ustalonych wymaganiach;
• Model Fixed Price sprawdza się najlepiej w przypadku ogólnych podddziedzin biznesowych, które nie wymagają tworzenia przewagi konkurencyjnej i są łatwo szacowalne - np. przy sklepach internetowych, systemach CRM czy modułach księgowych - czyli tym, co wszystkie firmy wykonują tak samo.

Fixed Price - niebezpieczeństwa

• podczas tworzenia pełnej specyfikacji przedprojektowej nierzadko dodawane są do niej różne funkcjonalności na zapas, które ostatecznie nie są w żaden sposób wykorzystywane, a wyłącznie wydłużyły czas oddania projektu oraz zwiększyły budżet;
• nie ma się co oszukiwać - szacowanie czasu wykonania dużych systemów należy do najtrudniejszych dziedzin informatyki. Ryzyko, że nasz projekt zostanie źle oszacowany, co wpłynie na problemy z jego ukończeniem, nie jest wcale małe, a przykładów nieudanych wdrożeń znajdziemy na pęczki;
• w przypadku nawet średnio zaawansowanych projektów model Fixed Price szybko ujawnia swoje wady. Najczęściej wygląda to tak, że strona zamawiająca orientuje się, że chciałaby zmienić początkowe założenia. W takim wypadku wykonawca ma jednak prawo odmówić wprowadzenia zmian (o ile nie są kosmetyczne) lub zażadać aneksowania specyfikacji i zwiększenia budżetu. Ostatecznie żadna ze stron nie jest zadowolona - wykonawca musi po raz kolejny wykonać specyfikację, co zajmuje dużo czasu, a klient finalnie i tak płaci znacznie więcej niż planował. A czasem zmiany tego typu moga pojawić się kilkukrotnie! W opisywanym wcześniej modelu T&M zmiany są wpisane w jego naturę.

MVP

Minimum Viable Product to nie tyle inne podejście do rozliczeń co inne podejście do budowania projektów informatycznych. Niemniej jest to sposób, w którym budżet jak również czas powstawania projektu odgrywa kluczową rolę.

MVP to idealne rozwiązanie, które pomaga zweryfikować czy dany pomysł sprawdza się równie dobrze na „polu walki” co w założeniach teoretycznych projektu. Podejście MVP daje możliwość szybkiego dostarczenia projektu w jego minimalnej lecz w pełni funkcjonalnej wersji, która będzie bazą do dalszego rozwoju produktu. Pozwala podjąć decyzje w przyszłości o rozbudowie oraz daje stosunkowo szybką oraz rzetelną informację zwrotną od użytkowników pionierów (early adopters) co pozwala na błyskawiczne modyfikacje dopracowujące produkt. Podejście MVP jest często stosowane w przypadku startupów podczas procesu pozyskiwania środków, a także w przypadku projektów, które wymagają szybkiej weryfikacji rynkowej. Bez wątpienia przy tworzeniu projektów MVP można wykorzystywać metodę rozliczeń opartą o model fixed price - z uwagi na ograniczenia w czasie i liczbie funkcjonalności podejście MVP daje możliwość dobrego policzenia kosztów projektu już na jego początku.

Podejście MVP nie jest jednak alternatywą do opisanych powyżej modeli, ponieważ po zakończeniu początkowego rozpocznie się dalszy rozwój produktu - i będziemy musieli wybrac pomiędzy T&M i Fixed Price.

MVP - zalety

• projekty MVP są krótkie - stworzenie zamówionego projektu zajmie od dwóch tygodni do maksymalnie kilku miesięcy;
• tak krótki okres czasu daje nam większą gwarancję, że zostanie wykonany na czas i dobrze oszacowany, więc zmieścimy się w budżecie;
• pozwala też na wybór najważniejszych funkcji i odrzucenie tych, które nie są naprawdę istotne z perspektywy naszego biznesu.

MVP - niebezpieczeństwa

• jesli nasz produkt się przyjmie, a wcześniej nie ustaliliśmy warunków dalszej rozbudowy systemu, to może się okazać, że musimy znaleźc innego wykonawcę i wdrożyć go w system, przez co opóźnimy rozwój i stracimy atut pierwszego wrażenia wśród klientów.

Abonament

Inną metodą rozliczeń pomiędzy zleceniodawcą i software housem jest zakup miesięcznego abonamentu, w ramach, którego klient zleca prace, wykorzystując liczbę godzin zawartą w pakiecie abonamentowym. Zaletą takiego rozwiązania jest kontrola nad wydatkami ale nie bez znaczenia pozostaje również fakt, że godziny kupione w ramach abonamentu są często tańsze od godzin poza pakietem. Abonament daje także gwarancję dostępności zasobów programistycznych w ramach zakupionych godzin.

Zleceniobiorca z kolei dostaje możliwość lepszego planowania pracy oraz większą elastyczność w podejmowaniu działań w ramach abonamentu. Abonament stosuje się raczej w przypadku projektów „legacy”, przy których większość prac polega na utrzymaniu (maintenance), poprawkach błędów lub dopisywaniu niewielkich funkcjonalności w ramach rozwoju gotowego, dobrze już działającego oprogramowania.

Abonament - zalety

• gwarantowana dostępność zasobów nawet przy małych zadaniach;
• ustalona stała stawka trwającą przez cały okres umowy.

Abonament - co warto wiedzieć

• z abonamentem jest jak z ubezpieczeniem - najczęściej jesteśmy zadowoleni z niego, jeśli mieliśmy okazję go wykorzystać;
• może się jednak okazać, że w okresie trwania abonamentu niewiele z niego skorzystamy i lepiej byśmy wyszli na modelu T&M i zlecaniu konkretnych prac.

Podsumowanie - który model rozliczeń wybrać przy współpracy z software house?

Nie ma jednego dobrego, uniwersalnego rozwiązania, które można przypisać do każdego projektu, jak również do danej fazy projektu, dlatego warto wiedzieć jakie są możliwości, jakie obowiązują zasady, żeby móc wypracować tę najlepszą dla danego modelu współpracy metodę rozliczania.

Każdy z opisanych przez nas modeli ma jednak swoje najlepsze zastosowania.

• Time&Material - projekty mające stworzyć przewagę konkurencyjną - coś, co nasza firma chce wykonywac inaczej od innych - w takim przypadku zmiany reguł biznesowych są nieuniknione .
• Fixed Price - projekty nie mające stwarzać przewagi konkurecyjnej, gdzie tworzymy coś, co jest dobrze poznane i po spisaniu specyfikacji nie będą się zmieniać główne założenia - np. systemy księgowe, systemy CRM, sklepy internetowe.
• MVP - projekty, dla których chcielibyśmy najpierw wykonać prototyp i pokazać go pierwszym klientom lub inwestorom. Pamiętajmy jednak o przygotowaniu planu na wypadek sukcesu!
• Abonament - w przypadku systemów legacy oraz w sytuacji gdy wiemy, że w ciągu roku mamy zazwyczaj wiele bardzo małych zmian do wprowadzenia.